Gegevensbeschermingsverklaring

In onze privacyverklaring vindt u meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens door de Onderneming

Huidig privacy beleid is opgesteld in overeenstemming met de GDPR-wetgeving of verordening 2016/679 van het Europees Parlement.

Office Sense is niet verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving die specifiek van toepassing is op de klant of diens branche, tenzij anders overeengekomen. Voor de uitvoering van de diensten fungeert Office Sense als verwerker namens de verantwoordelijke, zijnde de klant. Office Sense zal uitsluitend handelen op instructies van de klant, zoals vastgelegd in de overeenkomst.

1. Wie zijn we?

OFFICE SENSE BV, met maatschappelijke zetel te 2570 DUFFEL, Bloemenstraat 6, en met ondernemingsnummer 0779.526.246

1. Wat doen we?

Als sociale dienstverlener houden wij ons onder meer bezig met payroll en loonadministratie.

1. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt opdat wij het nodige kunnen in het kader van onze dienstverlening.

In verband met en voor de uitvoering van de diensten krachtens de overeenkomst draagt de klant persoonsgegevens over aan Office Sense en machtigt en geeft instructies aan Office Sense om dergelijke persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze overeenkomst. De persoonsgegevens kunnen worden verwerkt met als doel de diensten onder de overeenkomst te kunnen leveren, met inbegrip van de volgende doelen:

1. Personeelsadministratie
2. Beheer van loon/salaris en van overige arbeidsvoorwaarden
3. Voldoen aan sociale en fiscale wet- en regelgeving
4. Beheer van competenties en opleidingen
5. Beheer van persoonlijke ontwikkeling en evaluatie van medewerkers
6. Plannen, verdelen en indelen van werk en arbeidsplaatsen
7. Wetenschappelijke studies en onderzoek
8. Benchmarking activiteiten
9. Het verlenen van toegang tot informatiesystemen of gebouwen
10. Voortdurende verbetering van de diensten
11. Het naleven van de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming, vereisten betreffende informatiebeveiliging en Service Levels.
12. Claim management met en tussen de klant, Office Sense, de betrokkene(n) en/of derde partijen, ook na beëindiging van de overeenkomst om welke reden dan ook.
13. Elke andere categorie van doelen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals overeengekomen tussen de partijen in de betreffende overeenkomst, Bestelbon of elk ander document van de overeenkomst. Voor alle duidelijkheid zullen persoonsgegevens worden verwerkt na de beëindiging van de overeenkomst voor de doelstellingen bepaald in (c), (g), (h) en (l).

Indien wij uw gegevens zouden willen gebruiken voor andere doeleinden, zoals marketing, zal uw expliciete toestemming hiervoor worden gevraagd.

1. Welke gegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die door u werden bezorgd. Zo zal u bijvoorbeeld uw naam en e-mailadres bezorgen indien u zich inschrijft voor de nieuwsbrief of wanneer u gebruikt wenst te maken van onze diensten.

Instructies en Verwerking:

• Office Sense zal handelen in overeenstemming met de instructies in de overeenkomst, die als de volledige instructie van de klant wordt beschouwd.
• Alle aanvullende of alternatieve instructies moeten schriftelijk door beide partijen worden overeengekomen.
• Verwerking omvat persoonsgegevens van huidige en voormalige sollicitanten, werknemers, contractanten, agenten en andere medewerkers van de klant, evenals derden aangewezen door voornoemde personen als familie of contactpersonen.

Soorten Persoonsgegevens:

• Personalia, contactgegevens, burgerlijke staat, betalingsgegevens, werknemersnummer, functie, arbeidsovereenkomstgegevens, sociale zekerheidsnummer, onkosten, tijdsregistratie, kwalificaties, informatie over persoonlijke ontwikkeling, evaluaties, gegevens ter verificatie van toegang, acties van gebruikers bij het gebruik van diensten, en andere overeengekomen categorieën.

Verplichtingen en Communicatie:

• Office Sense mag verzoeken van betrokkenen, kennisgevingen van datalekken, auditonderzoeken en andere verzoeken richten aan de klant, die deze intern zal distribueren aan de relevante verantwoordelijke.
• Office Sense behoudt zich het recht voor dergelijke verzoeken en kennisgevingen rechtstreeks aan de relevante verantwoordelijke te richten.

Termijn van Geheimhouding:

• De verplichting tot geheimhouding vervalt drie (3) jaar na beëindiging van de overeenkomst. Bij beëindiging geeft elke partij alle originelen en kopieën van Vertrouwelijke Informatie terug, tenzij anders bepaald door de toepasselijke wetgeving.

Bovenkant formulier

1. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden zo lang bewaard als nodig voor het doel en de opdracht waarvoor ze verzameld werden.

Gegevens die werden verzameld voor andere doeleinden, zoals marketing, zullen worden bewaard, tot u verzoekt tot verwijdering zoals hieronder onder punt 7 omschreven.

Facturatiegegevens worden in elk geval 10 jaar bewaard.

1. Worden mijn gegevens gedeeld met derden?

Uw persoonsgegevens worden beveiligd en alle redelijke inspanningen worden geleverd om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen.

Uw gegevens worden enkel gedeeld met derden indien dit nodig is in het kader van de overeengekomen opdracht, indien er beroep wordt gedaan op derden-leveranciers of ten gevolge van wettelijke verplichtingen.

Uw persoonsgegevens worden nooit met derden gedeeld in het kader van marketing- of commerciële doeleinden.

1. Wat zijn jouw rechten en hoe deze uit te oefenen?

Als U een klacht, vraag of een probleem hebt met de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken, neem dan contact op met ons op: sarah@officesense.be

Als U ons contacteert om jouw rechten uit te oefenen dan antwoorden wij binnen 1 maand. Uitzonderlijk kan dit langer duren (tot maximum in totaal 3 maanden), maar dan laten wij U binnen 1 maand weten hoe dit komt. Het al dan niet kunnen uitoefenen van U rechten hangt samen met de verwerking en de rechtsgrond.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht U precies wil uitoefenen en op welke manier (vb. per e-mail, per post, mondeling, …) U de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

Recht op inzage

U hebt het recht om ons te vragen naar de persoonsgegevens die wij over u hebben. We kunnen u een gratis kopie geven, maar dat kan niet voor alle documenten. Wij willen namelijk de rechten en vrijheden van anderen ook respecteren.

Recht op verbetering

Denk U dat jouw gegevens niet juist of actueel zijn? U hebt het recht om ons te vragen deze te corrigeren.

Recht van bezwaar

U hebt het recht om ons te vragen om te stoppen met jouw persoonsgegevens te verwerken.

Recht op het beperken van de bewerking

U kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld wanneer we de juistheid van U persoonsgegevens controleren.

Recht op vergetelheid of verwijdering

U hebt het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens te vernietigen. Indien wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens bij te houden, kunnen wij wel niet aan dit verzoek voldoen.

Recht op intrekking van uw toestemming

Bij verwerkingen van persoonsgegevens die gebaseerd zijn op jouw toestemming, kan die toestemming intrekken.

1. Gebruik van subverwerkers

U erkent en stemt er expliciet mee in dat Office Sense persoonsgegevens mag doorgeven aan derde subverwerkers voor de verlening van de diensten.

Elke dergelijke subverwerker waaraan Office Sense persoonsgegevens doorgeeft, zal deze gegevens alleen mogen verkrijgen om de diensten te verstrekken die Office Sense eraan heeft toevertrouwd en mag deze gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken. Office Sense blijft verantwoordelijk voor de naleving door dergelijke subverwerkers van de verplichtingen van Office Sense krachtens de overeenkomst, inclusief deze overeenkomst.

Office Sense zal de U vooraf informeren over alle subverwerkers die persoonsgegevens zullen verwerken in verband met de uitvoering van de diensten en zal een mechanisme verschaffen om U te informeren over iedere wijziging van de subverwerkers.

1. Verantwoordelijkheden van de Klant

U bent verantwoordelijk voor de wettigheid van de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de overeenkomst.

U verklaart en waarborgt dat:

De relevante betrokkenen adequaat zijn geïnformeerd over hun rechten en plichten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens door Office Sense.

Bij het verzamelen en verschaffen van persoonsgegevens, de klant de toepasselijke Wetgeving inzake Gegevensbescherming heeft nageleefd.

Alle redelijke maatregelen worden genomen om de persoonsgegevens up-to-date te houden en te verzekeren dat ze niet onvolledig of onjuist zijn voor de beoogde doeleinden.

De klant zal de vereiste technische en organisatorische maatregelen voor gegevensbescherming implementeren en handhaven met betrekking tot componenten die door de klant worden voorzien of gecontroleerd.

1. Klachtmogelijkheden

Indien u een klacht heeft met betrekking tot de verzameling, het gebruik en/of de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u steeds contact opnemen met mij op de gegevens vermeld in punt 1.

U heeft ook de mogelijkheid om u te richten tot de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

+32 (0)2 274 48 00

+32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

Indien u schade lijdt kan u zich ook wenden tot de bevoegde rechtbank.

1. Slotbepalingen

Deze verklaring is van toepassing vanaf 1/03/2024

Wij behouden ons het recht voor het privacy beleid eenzijdig te wijzigen. De meest recente versie van het privacy beleid is steeds beschikbaar op onze website.

Vanaf de publicatie op de website treden de eventuele wijzigingen in werking.

1. Bevoegdheidsbepaling

Deze verklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd overeenkomstig het Belgisch recht. Het Belgisch recht is exclusief van toepassing bij een eventueel geschil. De Belgische rechtbanken zijn exclusief bevoegd.